EL CONSISTORIO CUENTA CON UN MODERNO SISTEMA DE INFORMATIZACIÓN DE ARCHIVOS

El Consistorio marinero ha finalizado el  proceso de sistematización de su archivo municipal, que tenía por objetivo desarrollar un sistema de gestión integral del propio de archivo, organizado y dotado de las nuevas tecnologías. “Esto nos permitirá a partir de ahora, agilizar nuestra gestión, obtener un mayor control de la hacienda municipal y mejorar  el acceso a la documentación histórica del municipio”, según indica el alcalde, Pedro Jesús Botejara.

La organización del archivo que dispone de 160 metros y más de 2.400 documentos, ha respondido a la doble necesidad de proporcionar una estructura lógica al fondo documental, y por otro facilitar la localización conceptual de los documentos. “Todo ello para mantenerlo en condiciones óptimas, preservar la integridad de dicho servicio y la historia de nuestro ayuntamiento”. Además de convertirlo en una fuente de investigación y de difusión cultural.

Proceso arduo

Para conseguir disponer de un sistema efectivo, se han realizado diversas labores de evaluación de la situación actual del archivo, además de un estudio pormenorizado de los expedientes que se han incluido en fichas diseñadas para la base de datos, y la sistematización jerárquica de la información. También se ha procedido a la redacción de un proyecto de reglamento de uso, y a la instalación de la aplicación informática para la gestión de la base de datos, que está basada en el programa Access 2000, que cuenta con pantallas de apoyo para búsquedas y recuperación de información, con listados de consulta, y con un sistema de gestión de préstamo de documentos. La información se almacena  según la estructura que determina el ISAD (G) –International Standard Archives Description (General)-. “También hemos introducido las fichas informáticas que servirán para consulta y recuperación de documentos”, aclaró Botejara.

Este proyecto ha supuesto una inversión municipal de 19.488 euros.